Для успешной работы и высокой конкурентоспособности компаний на современном рынке необходимо использовать все возможные резервы, влияющие на эффективность деятельности и снижающие лишние расходы. Одним из важных инструментов контроля и хранения информационных ресурсов является создание автоматизированного документооборота.

Факторы, влияющие на продуктивность

• автоматизация бизнес процессов, вследствие которой производится должный контроль и налаживается исполнительная дисциплина во избежание срывов сроков выполнения проектов и заданий;

• «прозрачность» делопроизводства компании, движение информационных потоков, наличие аналитики исполнения решений;

• наличие инструментов коллективной работы, управление знаниями;

• грамотное распределение рабочего времени на обработку поступающих данных, согласование документооборота, пересылка писем, поиск информации.

Система электронного документооборота позволяет положительно влиять на все перечисленные факторы.

Типовые бизнес-задачи, которые решает автоматизация

• подготовительные работы по проектированию и согласованию документов;

• своевременное рассмотрение и исполнение документов;

• грамотная раздача поручений и их исполнение.

Этапы «жизненного цикла» документов

1. Регистрация входящих документов — создание карточки документа вкупе с прикреплением файлов, заполнением необходимых реквизитов и присвоением документу регистрационного номера, права доступа.

2. Совместная работа над проектом документа — автоматизированный процесс совместной подготовки, заверения, рецензирования, согласования и утверждения (выполняется в электронном виде).

3. Работа с поручениями. Сюда входит создание новых поручений и контроль за ходом их выполнения. Важно, что каждому исполнителю выделяются индивидуальные задачи по поручениям.

4. Организация делопроизводства, коллективной работы в холдинговых крупных организациях, с подразделениями, территориально удалёнными от головного офиса.

5. Поиск любой информации, находящейся в системе. Поиск при этом — полнотекстовый и атрибутный, при помощи которого можно найти файлы всевозможных форматов.

Таким образом, использование автоматизации бизнес-процессов и создание единого документооборота позволяет создать единое пространство для взаимодействия сотрудников, вовлечённых в проекты, и обеспечить полный порядок работы над поручениями. Также организовывается централизованное хранение документов, структурирование информационных ресурсов и обеспечивается общий доступ сотрудников к данным, хранящимся в системе.

По информации компании «ИнтерТраст»

Пресс-релиз подготовлен на основании материала, предоставленного организацией. Информационное агентство AK&M не несет ответственности за содержание пресс-релиза, правовые и иные последствия его опубликования.